Experience-based agile project management

The first time I heard of agile project management was a couple of months ago when I watched a TED Talk by Bruce Feiler on ‚Agile Programming for your family‘. As Bruce Feiler stated that agile method can cut parental screaming in half, it sounded promising and absolutely interesting for me. However, I did not get what it had to do with project management. I was wondering what kind of project is a family life?

Project: what is it?

So in terms of constraints any project is limited by this triple:

  • Scope/Quality
  • Budget/Resources
  • Time

Some predefined scope or amount of tasks has to be carried out considering limited resources. And there is a deadline to meet.

Although I definitely studied different types of project management during my bachelor and master, somehow nothing stuck in my head except the waterfall method. Most probably it is because of employers I have worked for never applied anything but a waterfall. And so not used theoretical knowledge got forgotten.

Waterfall method in project management

But what is a waterfall method? It is basically working through a project step by step. As one phase finishes – the next one begins. And as the last phase is over, just at the deadline, the final result should be there.

Waterfall method is also called ‚classic‘ project management as it is very broadly used. And it has important advantages that made it so popular. So the waterfall method is very good for projects with following characteristics:

  • well-defined standardized projects
  • with fixed and clear requirements for the outcome

Waterfall at its best

As I have worked as an IT project manager I developed and commissioned interlogistic conveyor technologies. So those were huge conveyor systems that basically made sure that someones online order get collected into the box automatically and gets to the right truck for delivery. To establish such a system the waterfall method was used like this:

  • Conception phase: develop and approve technical specification
  • Design phase: design processes of a commissioning site
  • Development phase: adapt the database, configure some bits, programming some other bits – basically, whatever it takes to make the system work
  • Testing phase: test if and how those bits you’ve configured and programmed before are really working. In my case, it included travelling to the client’s site, starting the system and launching some boxes to run through it. Do they start at the starting point? Do they get ‚married‘ with an appropriate order? Do they get delivered to the right places and collect the right items? Do they get all the items needed? Do they get packed and show up at the right ramp?
  • Go-live phase: here client for the first time sees if and how the system is working. Real orders get started, get collected and get delivered. Or not. Depending on how good previous phases were done.

As you see all the phases and all the work proves it (or not) in the last phase. It is a good method for standard projects with well specified outcome and process know-how behind them.

Failing bombastic with waterfall PM method

The waterfall method is perfectly suitable for developing and delivering commissioning systems. However, it might not be the best choice for projects that are not standardized or have no clear understanding of the outcome. And waterfall was definitely not a good choice for developing urlubster.at. From my article ‚8 proven tips to f*ck up your start-up‚ you might know about my bombastic fail, however, I haven’t mentioned waterfall method there. So I will tell you here about it.

Start-ups are usually looking for new ways, they try innovative ideas as they need something special to be noticed on the market. To differentiate. So doing something new is nothing you can really back up with the know-how. You need to be adaptable. You need to be aware that there are better project management methods as waterfall to serve you.

However, at the time we developed the website for urlaubster.at I was simply not aware of the fact that there are other options out there. So we went through all the phases.

  • Conception phase: we developed our 30-pages-long technical specification and picked up a company to do the programming
  • Design phase: we created a data model (now I know it is called this way, previously, I simply called it a Database model) and we thought of all the possible scenarios and how this model will or won’t satisfy them.
  • Development phase: then we basically heard nothing from our developers for months. They were developing. According to our 30-pages-long plan. As we thought.
  • Testing phase: finally we saw the result. And it was like 5 pages out of 30. Resources we limited. So the other 25 pages got cut. And as our developers said, they were not even necessary. Oh. Right.
  • Go-live phase: Once our website went live none of our expectations came true. Nobody seemed to find it useful. Damn. Is it because of the other 25 pages are missing?

The real failure here was the method we chose for the project. We should have taken agile. I am not saying that agile leads to a definite success. No. Any method ends up with successes and fails. But agile does fail quicker. And start-ups need to fail quicker. If we would have failed earlier, we would have still had resources to apply changes or do more user research. Whatever needed.

Scrum: Agile method for start-ups

The agile approach is good for projects where you are not quite sure about the outcome and where some kind of discovery or creativity is needed. This approach has an iterative and incremental nature, so it allows to fail quickly, change direction and adopt new ideas within the same project (same deadline, same budget, same outcome). ‚Agile‘ is an umbrella word for different agile methods like Extreme Programming (XP), Crystal, Feature Driven Development, DSDM Atern and Scrum. In this article I will be talking about Scrum.

The main reason I promote agile mothods for start-ups is the ability to fail quickly. While in waterfall method the final outcome is fixed and you can only move deadline or increase the budget – in agile project management it is vice versa. And it meets exactly the start-up spirit. Time and budget are fixed and the result can vary. The outcome is a result of a creative, innovative discovery process. So let us see how it works.

Scrum roles

At Scrum there is no project manager. There is a Product Owner who is basically a communication interface between the team and a customer and is responsible for the result. There is also a Scrum Master, who is responsible for the process and moderates all the meetings and work process. All the team members are considered independant and competent to work on their own.

Scrum structure

Scrum project starts with a Kick-Off where project constraints and goals are setup. There the duration of a sprint is also defined. It usually takes from 1 to 4 weeks.

The vision of the outcome called ‚Product Backlog‘ is taken as a foundation for each next Sprint. At the beginning of a Sprint, a Planning Meeting is held where the team decides which features from Product Backlog will be implemented in this Sprint. The features assigned to the Sprint are then called ‚Sprint Backlog‘.

Each Sprint results in a potentially shippable product. With each following Sprint (iteration) this product is being incrementally improved.

The success of Scrum is dependant on efficient communication within the team and between the team and the customer. To ensure it there are Daily Scrums – short team meetings every morning to catch up on such issues as:

  • what was done since last meeting?
  • which obstacles are we tackling with currently?
  • what’s the plan till the next meeting?

At the end of each Sprint iteration, there are Review and Retrospective meetings held. Product Owner delivers results to the customer, discusses it and receives the feedback for the next iteration.

I am not telling Scrum is suitable for every project, but I am saying it is worth considering it especially for start-ups and projects with creative discovery nature.

Here is more detailed reading about Scrum I’d like to recommend: ‚Agile project management with Scrum‘. There are also some nice infographics about Scrum process and documentation you would appreciate.

Content Strategie. Flohmarkt Anwendung

Gestern war ich zum allerersten Mal auf einem Flohmarkt als Ausstellerin. Ich muss zugeben Verkaufstalent ist nicht mein zweiter Name. Und auch nicht der zehnte. Aber da meine Tochter ein Klavier braucht, einigten wir uns darauf, ihr altes Spielzeug und Kleidung am Flohmarkt zu verkaufen, um das Geld für ihr neues Klavier zu sammeln. Und so kam es dazu, dass eine Content Strategin um 3:30 in der Früh am Sonntag (!) aufstand, um auf Flohmarkt zu fahren.

Was hat Flohmarkt mit Content Strategie gemeinsam?

Das ist einfach. Wenn man eigene Ware als Content und Flohmarkt-Besucher (und Aussteller) als User betrachtet, dann ergibt der Vergleich plötzlich Sinn.

World Wide Web. In der Content Strategie geht es uns die meiste Zeit darum, einen mit Content überlasteten User mit eigenem richtigen Content am richtigen Ort (Plattform und Gerät) und zur richtigen Zeit zu überzeugen.

Am Flohmarkt hat man genau so einen Besucher, der vor lauter bunter Vielfalt die Hälfte übersieht. Außerdem ist nicht jeder Besucher an deiner Ware interessiert, insbesondere wenn es um Kinderkleidung und Spielzeug geht.

In WWW würden wir mit Landing pages Traffic auf die Seite leiten, wo durch ein durchdachte User Journey jeder Besucher an den Content kommt, den er braucht und entweder ein Kauf oder ein weiterer Schritt im Kundenbeziehung-Aufbau findet statt.

Am Flohmarkt schnappt man die Aufmerksamkeit von den potenziellen Käufern und leitet diese durch die sinnvoll ausgestellte Ware, sodass jeder Besucher schnell und leicht die (für ihn) richtigen Ware findet und im besten Fall auch den Kauf abschließt.

Ich muss vorwarnen, dass ich so ziemlich viel falsch gemacht habe und vielleicht ein paar Sachen richtig. Und dank meinem Studium in Content Strategie habe ich viel gelernt. Hier sind meine Learnings aus dem 8-stündigen Jänner-Frischluft-Flohmarkt Erfahrung.

User Research und SFO

Benutzerforschung ist eine großgeschriebene Thema in Content Strategie. Genauso am Flohmarkt. Hinter eigenem Stand stehend hat man keine Ahnung wie der Stand und die Platzierung von der Ware auf die Besucher wirken. Man sollte in Bewegung bleiben und den eigenen Stand aus der User-Perspektive immer wieder ansehen und auch immer wieder Änderungen vornehmen – sprich SFO (Stand-am-Flohmarkt-Optimierung).

Herumwandern um eigenen Stand empfiehlt sich auch für diejenigen, die an einem Frischluft-Flohmarkt mitten im Jänner ausstellen. User Research hilft beim Aufwärmen.

Sortieren, löschen, konsolidieren

Dieser Prinzip ist gut für deine Webseite und auch für deinen Flohmarktstand ist er sehr hilfreich. Denn als die Sachen verkauft werden, sollten die Leerplätze aufgefüllt werden. Wenn man Suchverhalten von Besuchern beobachtet, kann man die Gruppierung (Konsolidierung) von den Waren umstrukturieren und anpassen. Zum Beispiel anstatt Oberteile nur nach Größen zu sortieren, diese nach Geschlecht (Rosa vs. Blau) aufzuteilen.

Eyecatcher als Flohmarkt-Landing page

Um die Aufmerksamkeit von der Zielgruppe zu eigenem Stand zu lenken braucht man einen Eyecatcher. Etwas was das Thema angibt und auffallend schön oder interessant ist. Dieses Etwas sollte man gut sichtbar platzieren. Dafür dienen oft Sachen, die gar nicht Flohmarkt-tauglich sind. Ich habe dafür schöne Babywippe verwendet. Sie hat mir einige Besucher und Käufer verschafft, wurde selbst aber nicht verkauft.

User Journey durch Flohmarktstand

Eyecatcher gut platzieren ist der erste Schritt zur Erstellung einer User Journey auf deinem Flohmarktstand. Man sollte wieder auf User Research greifen und den Besucher-Flow von allen Richtungen anschauen.

Bei den Webseiten schauen Content Strategen, woher die Besucher kommen, denn die Möglichkeiten sich nahezu unbegrenzt. Zum Glück ist es am Flohmarkt einfacher. Da kommen die Besucher entweder von rechts oder von links. Und so sollte man sich den eigenen Stand von diesen beiden Perspektiven anschauen und dabei an User Journey denken.

Accessibility ist ein Thema

Aus Kostengründen versucht man an einem möglichst kleinem Stand möglichst viele Ware zu präsentieren. In diesem Kontext bekommt das Wort User Journey eine weitere Bedeutung, denn potenziele Käufer sollen zu den Waren auch dazukommen. Contenthaufen sowie Berge von den Waren will keiner besteigen. Sachen sollen auch nicht am Weg stehen oder unzugänglich platziert werden, denn dann stellen sie eine Barriere dar und hindern den Verkauf.

Zusammengefasst hat die Flohmarkt-Content-Strategie sehr viel mit digitalem Welt gemeinsam.

  • User Research
  • SEO
  • Sales funnel (Landing pages)
  • User Journey
  • Accessibility

Überraschenderweise finden diese Content Strategie Grundlagen eine sehr breite Anwendung und das ist genau das, was ich an meinem Studium so toll finde.
Ahja, das Klavier ist 80 Euro näher geworden 😉

Wie Sprachfiles die Content Strategie deiner Website hinterfragen

Ich sitze gerade vor einem .po File. Darin stehen sämtliche Texte für meinen User Interface, die ich für den kommenden Website-Update aktualisieren muss. Ich dachte, das geht ratz-fatz. Aber ich sitze schon seit 4 Stunden hier und befinde mich auf der Zeile Nummer 464 aus 7461. 

Warum bin ich denn sooo langsam?

Tja… eins nach dem anderen.

Website Update? Um was geht’s denn?

Kurz erklärt wendet eine Webseite, die sich vorher mit Urlaub beschäftigt hat, ihr Fokus auf Ausflugsziele und Freizeitaktivitäten. Welche Herausforderungen im Bezug auf die Texte in User Interface sind damit verbunden?

Ein anderes Wort hat andere Länge

Da geht es um die Labels. Es ist oft sehr schwer ein Synonym oder anderes passendes Wort für den Label in eine vorgegebene Sprache zu finden. Wenn vorher auf einem Label in Hauptmenü ‚Gewässer‘ stand und jetzt ‚Ausflugsziele‘, dann ist es ganze 5 Zeichen länger. Wie wirkt es sich auf alle UI Elementen, die dieses Wort beinhalten, aus? Und im mobilen Ansicht?
Abhängig vom Interface und den Stellen, wo dieses Wort vorkommt, kann es entweder gar kein Problem sein, oder eben umgekehrt.

Die Verwendung vom Passiv

„Mailversand konnte nicht durchgeführt werden.“

Wurde die Verwendung vom Passiv strategisch entschieden oder ist es einfach so so? Das ist mir vor meinem Studium in Content Strategie nie aufgefallen. Das Passiv in den Sätzen macht sie so streng, kalt und schwer zum Lesen. Ehrlich gesagt, vergeht mir  jede Freude am Urlaub oder Ausflug, wenn ich es über so eine Webseite planen soll. 

Wie wäre es mit: „Oje! Mailversand hat nicht geklappt.“

User allein mit UI-Problemchen lassen

„Fehlercode %s“

Hey, User, du weißt nicht was das bedeutet und was man damit macht? Tja, dann hast du wohl nichts auf unsere Seite verloren! Tschü.

Jetzt aber ernst. So eine Zeile in Sprachfile stellt eine klare Herausforderung da. Fragen, die mich dazu beschäftigen:

  • Muss User überhaupt den Fehlercode wissen?
  • Wenn ja, dann wozu?
  • Was soll der User damit anfangen? Irgendwohin schicken? Wohin? Support?
  • Was würde Support damit tun? Weiß Support überhaupt was damit tun?
  • Wie lange wird das ganze dauern? Verhindert es den User in seinem User Journey?
  • Kann User etwas tun in diese Situation, um sein Journey fortzusetzen bevor Support sich mit dem Fehlercode auseinandergesetzt hat?

Ganz schön viele Fragen für so wenig Text, was? Und diese Fragen sind nicht so leicht zu beantworten, schließlich hinterfragen sie nicht nur die Funktionalität der Webseite, sondern auch Prozesse im Unternehmen selbst. Somit kann man diesen kurzen Text erst dann verbessern, wenn man all diese Fragen beantwortet hat.

Hier ist mein Ergebnis: „Versuche es nochmal oder melde dich mit diesem Fehlercode %s bei unserem Support.“

Gibt es Tone’n’Voice Richtlinien?

„Aktivierungslink ist nicht verfügbar oder abgelaufen. Bitte versuchen Sie
sich erneut zu registrieren“

Kalt, trocken und gefühllos. Das klingt nach einer Computerstimme, die für gar keine Tonalitäten fähig ist. 

Da meine Aufgabe darin besteht diese Texte zu verbessern und ich keine Tone’n’Voice Richtlinien vorfinde, muss ich wohl improvisieren. Locker und motiviert? Oder eher sachlich und kompetent? Ich schätze Ansprache ‚per Du‘ wäre schon mal nicht falsch. Wie wäre es damit:

„Oje! Irgendwas stimmt mit deinem Aktivierungslink nicht. Vielleicht ist er abgelaufen? Bitte versuch dich erneut zu registrieren!“

Was sind unsere Kommunikationsziele?

Die Lösung für das Tone’n’Voice Problem ist nicht optimal. Es entstand aus dem Bauchgefühl heraus. Aber wie wäre es denn richtig? 

Eigentlich sollte das Unternehmen zuerst mal in einem Workshop seine Kommunikationsziele definieren. Die Website ist schließlich nur ein Kommunikationskanal und, wie schön und wahr die bekannte Content Strategin Margot Bloomstein sagt:


„If you don’t know what you need to communicate, how will you know if you succeed?“

Wenn die Kommunikationsziele gesetzt und Markenwerte definiert sind, kann man sich auch über die Tone’n’Voice Richtlinien Gedanken machen.

Das braucht dein UI-Autor, um einen guten Job zu machen

Schlussendlich verbrachte ich circa 10 Stunden mit dem besagten .po File. Und obwohl ich meinen Job gewissenhaft gemacht habe, ist das Ergebnis sehr weit von ’sehr gut‘ entfernt. Warum? Weil es eigentlich nicht in meiner Macht war. UI-Autoren können keine Wunder wirken… außer sie bekommen nötige Richtlinien, um ihre Arbeit an Content Strategie des Unternehmens anzupassen:

  • Kommunikationsziele der Website
  • Tone’n’Voice Richtlinien
  • Infos über Content-Prozesse, bzw. Governance

Wie man selbst diese Content Strategische Grundlagen für ein eigenes Unternehmen aufstellen kann, berichte ich in einem anderen Artikel.