How to start making intelligent content

Today my content strategy colleges are presenting their finished master theses, while I haven’t written a word yet. I didn’t do it because of one single reason – I have to hand in my thesis in EPUB format. This fact upsets me a lot as I have never created EPUBs before and it seems to be difficult.
However, I am proud to pronounce that I MADE IT! Today I officially created my first EPUB. And this with help of DITA and XMLmind DITA Converter. So please feel free to congratulate me.
To be honest I have spent 2,5 working day to make it work on Windows. It means 20 HOURS. And I really want others to save this effort, so here is the short list what you need to do to make it work.

Install Codex Editor

Though there are many editors out there to work with DITA technology, this one worked out for me, it is free and enough for the purpose of master thesis. Here you can get the latest version – CodeX download page.

  • Step 1. Download CodeX
  • Step 2. Install CodeX

After successful installation you can already create content in CodeX in .dita and .ditamap formats. Here you will find some simple how-to-demos that will help you to start working with CodeX.

Graphical User Interface of CodeX is simple.

Install a converter

Now you might wonder ‚Why do I need to install something else? Don’t I already have everything?‘

No. You don’t. In CodeX you can create content in .dita and .ditamap formats. But there is no way to get that content out of CodeX. You can create neither PDF nor EPUB output document. So what you need is a converter.

DITA-OT (open source) or XMLmind Dita Converter (proprietary) are two examples of DITA converter. There are differences in supported output formats.

The current version of DITA-OT (3.3.2) supports following transformation types:

  • dita,
  • eclipsehelp,
  • html5,
  • htmlhelp,
  • markdown,
  • markdown_gitbook,
  • markdown_github,
  • pdf,
  • pdf2,
  • tocjs,
  • troff,
  • xhtml.

Unfortunately, currently, it does not support EPUB. So if you need both PDF and EPUB you’d better jump directly to the XMLmind installation and operation description.

Current version of XMLmind DITA Converter (3.5.0) supports following output foramts:

  • docx,
  • eclipsehelp,
  • epub,
  • epub3,
  • fo,
  • html,
  • htmlhelp,
  • javahelp,
  • odt,
  • pdf,
  • ps,
  • rtf,
  • xhtml,
  • xhtml1.1,
  • xhtml5,
  • webhelp,
  • webhelp5,
  • wml.

Install DITA Open Toolkit

Here you will get the latest version of DITA-OT, which can convert your ditamap into PDF.

  • Step 3. Download DITA-OT
  • Step 4. Install DITA-OT

Nothing special will happen when you’ve done it, so just if it all went smooth go to the next step.

  • Step 5. Go to the bin directory of DITA-OT
C:\Program Files\dita-ot-3.3.2\bin>
  • Step 6. Convert DITAMAP into PDF

Enter this command, where ‚-i ..\..\..\CodexFiles\SampleMap.ditamap‘ shows where the input file is located. And ‚-f pdf‘ defines what output format do you wish to create. So basically the command looks like ‚dita -i YourInputFile -f RequiredFormat‘

dita -i ..\..\..\CodexFiles\SampleMap.ditamap -f pdf

If there was no error message then it worked fine. Just go and look for the fresh and shiny PDF document in your dita-ot-3.3.2\bin\out directory.

Here is mine ->

Install XMLmind DITA Converter

Here you will find XMLmind DITA Converter that allows you to create PDFs as well as EPUBs.

  • Step 3. Download XMLmind DITA Converter
  • Step 4. Install XMLmind DITA Converter

When everything went well you are done. Now create your DITA documents in CodeX Editor and add them to a single DITAMAP document. Then you go to your command promt/terminal window and type following commands.

  • Step 5. Go to the bin directory of XMLmind DITA Converter (ditac)
C:\Program Files\ditac-3_5_0\bin>
  • Step 6. Convert DITAMAP into EPUB

Enter this command, where ’sample.epub‘ is how you want your new epub to be called – you can be creative here. And ‚..\..\..\CodexFiles\SampleMap.ditamap‘ is a path to the place your DITAMAP document is located.

ditac sample.epub ..\..\..\CodexFiles\SampleMap.ditamap

If there was no error message than it worked fine. Just go and look for the fresh and shiny EPUB document in your ditac-3_5_0\bin directory.

Install Calibre (Optional)

If you have no program to open EPUBs installed yet, try Calibre. Here you can download Calibre for free.

My first EPUB

And now I proudly present my first EPUB! So now there are no excuses left – I will have to start with my thesis…

Where does your content live?

If you are almost done with your content strategy study and still wonder what the heck content modelling is good for, this article is for you.

The aim is to close the gap between content modelling and content management. I will do my best. And if you don’t get it in the end, feel free to comment.

Let us start from the beautiful website you see on your screen right now.

1. Final product = What we see

Any digital product like this website is just a code. And as you open and scroll through the website you see smth like this:

Header (so and so big, so and so beautiful, with the main menu inside)
Main menu (so and so big, so and so beautiful, with these sections inside: (‚Startseite‘, ‚Über mich‘, ‚Meine Artikel‘))
and the code goes on and on.

2. Actual code & How it should not be

Have you ever heard the term ‚hardcoded‘? Like developer saying:

„Oh, you can’t find where to change the wording? Oops… I guess I’ve hardcoded it“

Hardcoded content is caught in code like in prison and can only be changed by the developer. Which is very very bad, cause developers are terrible at words. In my example, section-titles are hardcoded.

Main menu (so and so big, so and so beautiful, with these sections inside: (‚Startseite‘, ‚Über mich‘, ‚Meine Artikel‘))

They will stay ‚Startseite‘, ‚Über mich‘ and ‚Meine Artikel‘ whatever content creators do. And even the superpowers of CMS administrator will be helpless against hardcoded stuff. Until the developer touches the code.

3. Actual code & How it should be

So what you want instead hardcoded text is a placeholder. You go like:

Main menu (so and so big, so and so beautiful, with these sections inside (‚@sec1‘, ‚@sec2‘, ‚@sec3‘))

Here you have placeholders sec1, sec2 and sec3 that know where to go and get some good text to display. The text content creators have developed. And guess where would they get it? In RDBMS.

4. RDBMS = Where content lives

RDBMS is a Relational Database Management System. This is where your content really lives. But let us give it a short nice name. Database.

I hear you wondering: ‚But what about CMS? Isn’t content live there?‘ Hold on. Follow the logic. We will talk about CMS later.

The majority of CMSes uses MySQL as it is an open-source RDBMS. In order to show you how it looks inside, I will create a simple Database in Microsoft Access. Hold on.

5. RDBMS & Content modelling

Creating my little Database I made some content modelling decisions.

First of all, I decided on two types of content I want to store: User and Article. These are content types that any website has and any CMS allows to manage.

Let’s take a look at Article content type (1 on the image below) and my modelling decisions around it.

The second step was to decide which attributes the article content type will have. For instance, I decided that any article can only have title, URL, teaser, intro, article body and creation date (2 on the image above). It was a content modelling decision, as adding new attributes when the system goes live will be difficult.

The third step was to decide upon formats (3 on the image above). Most of the attributes are long text, however, URL has a link format and Created has a DateTime format. Which totally makes sense, doesn’t it?

The fourth step was to decide on important restrictions (4 on the image above). Date when an article was created Created should clearly have a DateTime format, but cannot be in future. That is why I set up the rule, that the date can only be less or equal today’s date. I also made this field obligatory. Thus no article can be saved until Created field is correctly set.

What I’ve just done, is described in Deane Barker’s slide above.

6. Relational Database & Why is it relational?

This is how our little Database looks like:

And now answer the question:

Can we find out who is the author of which article?

The correct answer is no, as there is no relation between those content types. Yet.

To create a relation I added one more attribute to an Article called AuthorID. Here I am creating a relation between User’s ID and Article’s AuthorID.

Relation type 1:n means that 1 user can relate to many articles. And if you take a closer look at the checkmarks you will see some dangerous stuff going on. The last checkmark means that if a user is deleted then all his/her articles will be deleted too. Sure, you will have consistency and no articles-without-author will be floating around, but it might not be the best solution. This is how it looks like:

So now you know what Relational Database Management System means and why it is called ‚relational‘. Our example is tiny in comparison to real RDBMSes behind CMSes you use.

7. What is the difference between CMS and RDBMS?

Once I worked in the medical centre, where employees had to take backdoor when coming and leaving the building. The front door was only for patients. In the Content strategy world, the front door is called frontend and the back door is called backend.

So your CMS is a nice and user-friendly tool for editors to manage content inside of the Database. Or would you prefer working with tables and relations as I showed you above? Of course not. And whenever a user comes through the front door they receive content directly from the Database, CMS is not involved here.

8. Explanation evaluation

Was my explanation helpful? Do you feel confident in understanding where content lives?

If not – please give me some feedback on how to improve the article.

If yes – write in comments your answer to this question: How many authors can an article have in this Database?

Don’t leave your ego at home when you go to a client

I had the honour to learn from famous content strategists like Margot Bloomstein and Deane Barker. In their webinars and workshops for Content Strategy students, they both recommend not to involve ego into content strategy projects. In this short article, I summarize the main reasons why I totally disagree.

Beware irony.

Your ego should not be missing

Any consulting project, where X amount of client representatives are involved, automatically includes at least X amount of egos. Why should yours be missing? More egos, more fun! This is how you make friends.

You know it ALL

Obviously. Otherwise, why would they hire you? They pay for your expertise and you are confident YOUR solution is the best. No doubts allowed.

You are right

Your reputation is very important to you, isn’t it? And you wouldn’t allow any client to ruin it. So you ARE right, whatever happens.

You are better

To make people stop questioning your solution, you might need to decrease their self-esteem. To do so just confirm their uncertainties in themselves whenever you can. And never educate them. Very soon they will feel insecure and incompetent and will finally stop messing with your ego.


Beware irony.

Do you feel a bit worried or stressed about this approach? Do you think it is exhausting and inefficient?

Well, you should.
Here is some more honest reading about egos involvement in consultant projects by Deane Barker. And here is my honest advice:

Leave your ego at home.

Great content in retrospective

Search engines and Google particularly want us to create great content. But what is great content? What makes content great?
I am sure many content professionals would be curious to know it for sure. But there is no answer to that. It depends. And if Google knew the answer, it wouldn’t need to update its algorithm.

In this article, I want to reflect on my relationship with the content and how my understanding of what makes it great evolved over time.

My first journalism experience, 2000

My first content creation experience was back at school. Our Russian language teacher was an editor of the school’s newspaper and I was one of the journalists, who delivered content.

At that time I considered any content that manages into the newspaper to be good content. And as the paper was printed and distributed great content would be the one our readers were actually talking about.

Building websites, 2007

As I have chosen higher education in informatics, for a long time I lost any touchpoints to content creation. However, as other students started taking jobs on building websites, content came back to my life. It was 2007, when ‚building website‘ included the set of skills from HTML to SEO. Literally everything. Today building a website is not a job. It is lots of jobs. But back then it was all one job. 

SEO techniques, monitoring tools and rank tracker from the past

I remember to be taught how to stuff a webpage with a keyword. It was a search engine optimization technique at the time.

There were no monitoring tools, so we simply typed the keyword into a search engine and clicked through result pages to find ‚our‘ website. Not on the first page? Click next page. And next. And next. 

We used excel sheets to track keywords and how their ranking evolved over time. That was a manual rank tracker tool. It could take a week to fill out an excel sheet if a client wanted to track many keywords. 

I hated keywords stuffing but it was a state-of-art. Content that appeared on the first page was considered great content. And to make content great keyword stuffing was required. I felt ‚building websites‘ was not a job for me.

Starting online business, 2013

Starting an online platform for vacation search I did not expect to start a media business. However, very soon I realised we can’t pay for the advertisement. Thus we needed to use social media channels to reach our audience. And here we are. Hello again, content creation.

Grammatically correct

This time I actually panicked. The content needed to be created in German and my language skills were limited. I was so focused on creating grammatically correct content, that I chose the safe way of very short posts. Unfortunately, short also meant meaningless. And even though the content was grammatically correct it was emotionally and informationally poor.

Cats and Co.

In order to produce great content, I checked what content performed best. That is how I end up integrating cats into vacation search content.

Honestly, I feel terrified as I tell you that. I mean, how do you even do it? But yes, I did it. I thought great content is the one with the highest reach and interactions. I didn’t realise those ‚reached‘ users who ‚interacted‘ with cats-content never visited my website. 

Competitor analysis

I started following all the competitors and potential clients and other relevant accounts on different channels. Frankly, going through the newsfeed felt like torture for me. I saw lots of good content and immediately imagined how I could beat it. But knowing there were neither budget nor personnel resources available I just could not. As I scrolled down I got more and more upset, slowly dying inside.

Studying Content Strategy, 2017

My Content Strategy Master study brought clarity to many questions. But it also made other things blurred.

Not great content & great content

I still don’t know what great content is. But I know what great content is definitely NOT. It is not:

  • stuffed with keywords
  • meaningless
  • grammatically incorrect
  • full of cats and other cute animals (unless you are a pet shop)

As I understand it ‚greatness‘ is very much depending on the content purpose. Does content help solve a (technical) problem? Does it teach, entertain or make you think? Does it make you feel good or motivates for an action?

Great content is great at serving its purpose.

Great checklist, 2019

So if you are a micropreneur and has no one to help you create and sort out content, here is my current checklist to create great content:

  1. Make sure your content serves business goal (yes, you’ll need to define those first)
  2. Make sure your content serves user needs (you will need to create persona upfront)
  3. Make sure your content is unique and aligns with your brand values (you might need a message architecture. For small businesses it is helpful but not necessary)
  4. Make sure there are no grammar issues.

Experience-based agile project management

The first time I heard of agile project management was a couple of months ago when I watched a TED Talk by Bruce Feiler on ‚Agile Programming for your family‘. As Bruce Feiler stated that agile method can cut parental screaming in half, it sounded promising and absolutely interesting for me. However, I did not get what it had to do with project management. I was wondering what kind of project is a family life?

Project: what is it?

So in terms of constraints any project is limited by this triple:

  • Scope/Quality
  • Budget/Resources
  • Time

Some predefined scope or amount of tasks has to be carried out considering limited resources. And there is a deadline to meet.

Although I definitely studied different types of project management during my bachelor and master, somehow nothing stuck in my head except the waterfall method. Most probably it is because of employers I have worked for never applied anything but a waterfall. And so not used theoretical knowledge got forgotten.

Waterfall method in project management

But what is a waterfall method? It is basically working through a project step by step. As one phase finishes – the next one begins. And as the last phase is over, just at the deadline, the final result should be there.

Waterfall method is also called ‚classic‘ project management as it is very broadly used. And it has important advantages that made it so popular. So the waterfall method is very good for projects with following characteristics:

  • well-defined standardized projects
  • with fixed and clear requirements for the outcome

Waterfall at its best

As I have worked as an IT project manager I developed and commissioned interlogistic conveyor technologies. So those were huge conveyor systems that basically made sure that someones online order get collected into the box automatically and gets to the right truck for delivery. To establish such a system the waterfall method was used like this:

  • Conception phase: develop and approve technical specification
  • Design phase: design processes of a commissioning site
  • Development phase: adapt the database, configure some bits, programming some other bits – basically, whatever it takes to make the system work
  • Testing phase: test if and how those bits you’ve configured and programmed before are really working. In my case, it included travelling to the client’s site, starting the system and launching some boxes to run through it. Do they start at the starting point? Do they get ‚married‘ with an appropriate order? Do they get delivered to the right places and collect the right items? Do they get all the items needed? Do they get packed and show up at the right ramp?
  • Go-live phase: here client for the first time sees if and how the system is working. Real orders get started, get collected and get delivered. Or not. Depending on how good previous phases were done.

As you see all the phases and all the work proves it (or not) in the last phase. It is a good method for standard projects with well specified outcome and process know-how behind them.

Failing bombastic with waterfall PM method

The waterfall method is perfectly suitable for developing and delivering commissioning systems. However, it might not be the best choice for projects that are not standardized or have no clear understanding of the outcome. And waterfall was definitely not a good choice for developing From my article ‚8 proven tips to f*ck up your start-up‚ you might know about my bombastic fail, however, I haven’t mentioned waterfall method there. So I will tell you here about it.

Start-ups are usually looking for new ways, they try innovative ideas as they need something special to be noticed on the market. To differentiate. So doing something new is nothing you can really back up with the know-how. You need to be adaptable. You need to be aware that there are better project management methods as waterfall to serve you.

However, at the time we developed the website for I was simply not aware of the fact that there are other options out there. So we went through all the phases.

  • Conception phase: we developed our 30-pages-long technical specification and picked up a company to do the programming
  • Design phase: we created a data model (now I know it is called this way, previously, I simply called it a Database model) and we thought of all the possible scenarios and how this model will or won’t satisfy them.
  • Development phase: then we basically heard nothing from our developers for months. They were developing. According to our 30-pages-long plan. As we thought.
  • Testing phase: finally we saw the result. And it was like 5 pages out of 30. Resources we limited. So the other 25 pages got cut. And as our developers said, they were not even necessary. Oh. Right.
  • Go-live phase: Once our website went live none of our expectations came true. Nobody seemed to find it useful. Damn. Is it because of the other 25 pages are missing?

The real failure here was the method we chose for the project. We should have taken agile. I am not saying that agile leads to a definite success. No. Any method ends up with successes and fails. But agile does fail quicker. And start-ups need to fail quicker. If we would have failed earlier, we would have still had resources to apply changes or do more user research. Whatever needed.

Scrum: Agile method for start-ups

The agile approach is good for projects where you are not quite sure about the outcome and where some kind of discovery or creativity is needed. This approach has an iterative and incremental nature, so it allows to fail quickly, change direction and adopt new ideas within the same project (same deadline, same budget, same outcome). ‚Agile‘ is an umbrella word for different agile methods like Extreme Programming (XP), Crystal, Feature Driven Development, DSDM Atern and Scrum. In this article I will be talking about Scrum.

The main reason I promote agile mothods for start-ups is the ability to fail quickly. While in waterfall method the final outcome is fixed and you can only move deadline or increase the budget – in agile project management it is vice versa. And it meets exactly the start-up spirit. Time and budget are fixed and the result can vary. The outcome is a result of a creative, innovative discovery process. So let us see how it works.

Scrum roles

At Scrum there is no project manager. There is a Product Owner who is basically a communication interface between the team and a customer and is responsible for the result. There is also a Scrum Master, who is responsible for the process and moderates all the meetings and work process. All the team members are considered independant and competent to work on their own.

Scrum structure

Scrum project starts with a Kick-Off where project constraints and goals are setup. There the duration of a sprint is also defined. It usually takes from 1 to 4 weeks.

The vision of the outcome called ‚Product Backlog‘ is taken as a foundation for each next Sprint. At the beginning of a Sprint, a Planning Meeting is held where the team decides which features from Product Backlog will be implemented in this Sprint. The features assigned to the Sprint are then called ‚Sprint Backlog‘.

Each Sprint results in a potentially shippable product. With each following Sprint (iteration) this product is being incrementally improved.

The success of Scrum is dependant on efficient communication within the team and between the team and the customer. To ensure it there are Daily Scrums – short team meetings every morning to catch up on such issues as:

  • what was done since last meeting?
  • which obstacles are we tackling with currently?
  • what’s the plan till the next meeting?

At the end of each Sprint iteration, there are Review and Retrospective meetings held. Product Owner delivers results to the customer, discusses it and receives the feedback for the next iteration.

I am not telling Scrum is suitable for every project, but I am saying it is worth considering it especially for start-ups and projects with creative discovery nature.

Here is more detailed reading about Scrum I’d like to recommend: ‚Agile project management with Scrum‘. There are also some nice infographics about Scrum process and documentation you would appreciate.

Content Strategie. Flohmarkt Anwendung

Gestern war ich zum allerersten Mal auf einem Flohmarkt als Ausstellerin. Ich muss zugeben Verkaufstalent ist nicht mein zweiter Name. Und auch nicht der zehnte. Aber da meine Tochter ein Klavier braucht, einigten wir uns darauf, ihr altes Spielzeug und Kleidung am Flohmarkt zu verkaufen, um das Geld für ihr neues Klavier zu sammeln. Und so kam es dazu, dass eine Content Strategin um 3:30 in der Früh am Sonntag (!) aufstand, um auf Flohmarkt zu fahren.

Was hat Flohmarkt mit Content Strategie gemeinsam?

Das ist einfach. Wenn man eigene Ware als Content und Flohmarkt-Besucher (und Aussteller) als User betrachtet, dann ergibt der Vergleich plötzlich Sinn.

World Wide Web. In der Content Strategie geht es uns die meiste Zeit darum, einen mit Content überlasteten User mit eigenem richtigen Content am richtigen Ort (Plattform und Gerät) und zur richtigen Zeit zu überzeugen.

Am Flohmarkt hat man genau so einen Besucher, der vor lauter bunter Vielfalt die Hälfte übersieht. Außerdem ist nicht jeder Besucher an deiner Ware interessiert, insbesondere wenn es um Kinderkleidung und Spielzeug geht.

In WWW würden wir mit Landing pages Traffic auf die Seite leiten, wo durch ein durchdachte User Journey jeder Besucher an den Content kommt, den er braucht und entweder ein Kauf oder ein weiterer Schritt im Kundenbeziehung-Aufbau findet statt.

Am Flohmarkt schnappt man die Aufmerksamkeit von den potenziellen Käufern und leitet diese durch die sinnvoll ausgestellte Ware, sodass jeder Besucher schnell und leicht die (für ihn) richtigen Ware findet und im besten Fall auch den Kauf abschließt.

Ich muss vorwarnen, dass ich so ziemlich viel falsch gemacht habe und vielleicht ein paar Sachen richtig. Und dank meinem Studium in Content Strategie habe ich viel gelernt. Hier sind meine Learnings aus dem 8-stündigen Jänner-Frischluft-Flohmarkt Erfahrung.

User Research und SFO

Benutzerforschung ist eine großgeschriebene Thema in Content Strategie. Genauso am Flohmarkt. Hinter eigenem Stand stehend hat man keine Ahnung wie der Stand und die Platzierung von der Ware auf die Besucher wirken. Man sollte in Bewegung bleiben und den eigenen Stand aus der User-Perspektive immer wieder ansehen und auch immer wieder Änderungen vornehmen – sprich SFO (Stand-am-Flohmarkt-Optimierung).

Herumwandern um eigenen Stand empfiehlt sich auch für diejenigen, die an einem Frischluft-Flohmarkt mitten im Jänner ausstellen. User Research hilft beim Aufwärmen.

Sortieren, löschen, konsolidieren

Dieser Prinzip ist gut für deine Webseite und auch für deinen Flohmarktstand ist er sehr hilfreich. Denn als die Sachen verkauft werden, sollten die Leerplätze aufgefüllt werden. Wenn man Suchverhalten von Besuchern beobachtet, kann man die Gruppierung (Konsolidierung) von den Waren umstrukturieren und anpassen. Zum Beispiel anstatt Oberteile nur nach Größen zu sortieren, diese nach Geschlecht (Rosa vs. Blau) aufzuteilen.

Eyecatcher als Flohmarkt-Landing page

Um die Aufmerksamkeit von der Zielgruppe zu eigenem Stand zu lenken braucht man einen Eyecatcher. Etwas was das Thema angibt und auffallend schön oder interessant ist. Dieses Etwas sollte man gut sichtbar platzieren. Dafür dienen oft Sachen, die gar nicht Flohmarkt-tauglich sind. Ich habe dafür schöne Babywippe verwendet. Sie hat mir einige Besucher und Käufer verschafft, wurde selbst aber nicht verkauft.

User Journey durch Flohmarktstand

Eyecatcher gut platzieren ist der erste Schritt zur Erstellung einer User Journey auf deinem Flohmarktstand. Man sollte wieder auf User Research greifen und den Besucher-Flow von allen Richtungen anschauen.

Bei den Webseiten schauen Content Strategen, woher die Besucher kommen, denn die Möglichkeiten sich nahezu unbegrenzt. Zum Glück ist es am Flohmarkt einfacher. Da kommen die Besucher entweder von rechts oder von links. Und so sollte man sich den eigenen Stand von diesen beiden Perspektiven anschauen und dabei an User Journey denken.

Accessibility ist ein Thema

Aus Kostengründen versucht man an einem möglichst kleinem Stand möglichst viele Ware zu präsentieren. In diesem Kontext bekommt das Wort User Journey eine weitere Bedeutung, denn potenziele Käufer sollen zu den Waren auch dazukommen. Contenthaufen sowie Berge von den Waren will keiner besteigen. Sachen sollen auch nicht am Weg stehen oder unzugänglich platziert werden, denn dann stellen sie eine Barriere dar und hindern den Verkauf.

Zusammengefasst hat die Flohmarkt-Content-Strategie sehr viel mit digitalem Welt gemeinsam.

  • User Research
  • SEO
  • Sales funnel (Landing pages)
  • User Journey
  • Accessibility

Überraschenderweise finden diese Content Strategie Grundlagen eine sehr breite Anwendung und das ist genau das, was ich an meinem Studium so toll finde.
Ahja, das Klavier ist 80 Euro näher geworden 😉

Wie Sprachfiles die Content Strategie deiner Website hinterfragen

Ich sitze gerade vor einem .po File. Darin stehen sämtliche Texte für meinen User Interface, die ich für den kommenden Website-Update aktualisieren muss. Ich dachte, das geht ratz-fatz. Aber ich sitze schon seit 4 Stunden hier und befinde mich auf der Zeile Nummer 464 aus 7461. 

Warum bin ich denn sooo langsam?

Tja… eins nach dem anderen.

Website Update? Um was geht’s denn?

Kurz erklärt wendet eine Webseite, die sich vorher mit Urlaub beschäftigt hat, ihr Fokus auf Ausflugsziele und Freizeitaktivitäten. Welche Herausforderungen im Bezug auf die Texte in User Interface sind damit verbunden?

Ein anderes Wort hat andere Länge

Da geht es um die Labels. Es ist oft sehr schwer ein Synonym oder anderes passendes Wort für den Label in eine vorgegebene Sprache zu finden. Wenn vorher auf einem Label in Hauptmenü ‚Gewässer‘ stand und jetzt ‚Ausflugsziele‘, dann ist es ganze 5 Zeichen länger. Wie wirkt es sich auf alle UI Elementen, die dieses Wort beinhalten, aus? Und im mobilen Ansicht?
Abhängig vom Interface und den Stellen, wo dieses Wort vorkommt, kann es entweder gar kein Problem sein, oder eben umgekehrt.

Die Verwendung vom Passiv

„Mailversand konnte nicht durchgeführt werden.“

Wurde die Verwendung vom Passiv strategisch entschieden oder ist es einfach so so? Das ist mir vor meinem Studium in Content Strategie nie aufgefallen. Das Passiv in den Sätzen macht sie so streng, kalt und schwer zum Lesen. Ehrlich gesagt, vergeht mir  jede Freude am Urlaub oder Ausflug, wenn ich es über so eine Webseite planen soll. 

Wie wäre es mit: „Oje! Mailversand hat nicht geklappt.“

User allein mit UI-Problemchen lassen

„Fehlercode %s“

Hey, User, du weißt nicht was das bedeutet und was man damit macht? Tja, dann hast du wohl nichts auf unsere Seite verloren! Tschü.

Jetzt aber ernst. So eine Zeile in Sprachfile stellt eine klare Herausforderung da. Fragen, die mich dazu beschäftigen:

  • Muss User überhaupt den Fehlercode wissen?
  • Wenn ja, dann wozu?
  • Was soll der User damit anfangen? Irgendwohin schicken? Wohin? Support?
  • Was würde Support damit tun? Weiß Support überhaupt was damit tun?
  • Wie lange wird das ganze dauern? Verhindert es den User in seinem User Journey?
  • Kann User etwas tun in diese Situation, um sein Journey fortzusetzen bevor Support sich mit dem Fehlercode auseinandergesetzt hat?

Ganz schön viele Fragen für so wenig Text, was? Und diese Fragen sind nicht so leicht zu beantworten, schließlich hinterfragen sie nicht nur die Funktionalität der Webseite, sondern auch Prozesse im Unternehmen selbst. Somit kann man diesen kurzen Text erst dann verbessern, wenn man all diese Fragen beantwortet hat.

Hier ist mein Ergebnis: „Versuche es nochmal oder melde dich mit diesem Fehlercode %s bei unserem Support.“

Gibt es Tone’n’Voice Richtlinien?

„Aktivierungslink ist nicht verfügbar oder abgelaufen. Bitte versuchen Sie
sich erneut zu registrieren“

Kalt, trocken und gefühllos. Das klingt nach einer Computerstimme, die für gar keine Tonalitäten fähig ist. 

Da meine Aufgabe darin besteht diese Texte zu verbessern und ich keine Tone’n’Voice Richtlinien vorfinde, muss ich wohl improvisieren. Locker und motiviert? Oder eher sachlich und kompetent? Ich schätze Ansprache ‚per Du‘ wäre schon mal nicht falsch. Wie wäre es damit:

„Oje! Irgendwas stimmt mit deinem Aktivierungslink nicht. Vielleicht ist er abgelaufen? Bitte versuch dich erneut zu registrieren!“

Was sind unsere Kommunikationsziele?

Die Lösung für das Tone’n’Voice Problem ist nicht optimal. Es entstand aus dem Bauchgefühl heraus. Aber wie wäre es denn richtig? 

Eigentlich sollte das Unternehmen zuerst mal in einem Workshop seine Kommunikationsziele definieren. Die Website ist schließlich nur ein Kommunikationskanal und, wie schön und wahr die bekannte Content Strategin Margot Bloomstein sagt:

„If you don’t know what you need to communicate, how will you know if you succeed?“

Wenn die Kommunikationsziele gesetzt und Markenwerte definiert sind, kann man sich auch über die Tone’n’Voice Richtlinien Gedanken machen.

Das braucht dein UI-Autor, um einen guten Job zu machen

Schlussendlich verbrachte ich circa 10 Stunden mit dem besagten .po File. Und obwohl ich meinen Job gewissenhaft gemacht habe, ist das Ergebnis sehr weit von ’sehr gut‘ entfernt. Warum? Weil es eigentlich nicht in meiner Macht war. UI-Autoren können keine Wunder wirken… außer sie bekommen nötige Richtlinien, um ihre Arbeit an Content Strategie des Unternehmens anzupassen:

  • Kommunikationsziele der Website
  • Tone’n’Voice Richtlinien
  • Infos über Content-Prozesse, bzw. Governance

Wie man selbst diese Content Strategische Grundlagen für ein eigenes Unternehmen aufstellen kann, berichte ich in einem anderen Artikel.

8 proven tips to f*ck up your startup

If you think of setting up a startup, here are some proven tips to make it to a big and bombastic failure. Most of them I have tried out myself and could successfully f*ck up my own business, so you can be sure these tips are validated and with high probability will work for you too.

1. Make it innovative

Yes, your startup idea should be as innovative as possible. It is easy to check if you truly succeeded in it. Ideally, nobody should understand either your product/service or its purpose. Disregard any mental models. You are ahead of the time. And that is the only thing that matters.

2. Don’t allow anybody to do a user research

How would you then be able to manipulate the project team? No way. User needs and requirements should stay top secret. Or even better – unknown.

3. Don’t evaluate your business model

Don’t spend too much time with this piece! It is okay to come up with some idea and hope it will work. Why shouldn’t it? I mean, it is enough to believe your business might bring some money somewhen. 

4. Cooperate with cheapest

As a business, you will need partners and will have to make many choices in this respect. Choosing a bank, marketing agency, programmers, some service providers you might want to get on overview of your options and ask for propositions. That is a good idea. However, when you get those, don’t bother with reading and comparing, just simply check the price and get the cheapest one on board. Don’t you ever think of their reliability or if your personalities make a good business match. Time waste it is.

5. Never bother about priorities

Do whatever you feel like doing at the moment. If you want to care about usability – sure, go for it. Who cares you have only one website visitor per week? If you feel like usability is important, go and invest your time in improving it. Other things can wait.

6. Overestimate yourself

Believe you have super powers! Actually, when you only want to, you can do everything. You could do all the legal stuff and programming for the website, launching the campaigns and accounting for the last quarter. Honestly, who said you HAVE to sleep 8 hours a day? 

7. Get emotional in business discussions

That’s one of the best ways to screw it all pretty fast. Any business discussion can now be brought up to a whole new level. Transfer it into your private life, make pressure or start crying – this is how you get your visions implemented.

8. Make a baby

If all the previous tips didn’t help you ruin the business – this one will work for sure. Babies are great at consuming all of your time and energy. Once you’ve made it sleep don’t think of sleeping yourself. Try to work or clean the place or whatever else, so that very soon you’ll get a depression or at least a mental breakdown. This would impact your project performance significantly.
If it didn’t work as supposed – make one more baby. Then your startup is surely dead as hell.

I hope these tips serve you well, if not – don’t hesitate to reach out for help. And let me know how it is going 😉

SEO Experiment: Quick & Dirty Informations Architektur Optimierung

Ich interessierte mich für die schnellen und billigen Möglichkeiten der Suchmaschinen-Optimierung, welche spürbare positive Veränderungen bringen konnten. Quick Wins, sozusagen. In diesem Experiment schaute ich mir zwei solche Optimierungsmöglichkeiten an, nämlich Header- und Label- Optimierungen. Ich setzte sie um und prüfte, ob und was genau sie für die SEO meiner Seite gebracht haben.

Header Optimierung

Im Rahmen meiner Content-Strategie Studium an der FH Joanneum habe ich einige Vorlesungen gehabt, wo die selben Sachen aus einem anderen Blickwinkel betrachtet worden sind. In der SEO Vorlesung von Martin Höllinger und auch Schreiben und Kuratieren von Ursula Kronenberger wurde viel über Header als wichtige Information Architektur bzw. Content Struktur Elemente gesprochen. Daher dachte ich, dass SEO-konforme Header-Optimierung könnte so ein Quick Win sein. Das wollte ich testen.

Labels Optimierung

Bei der Informations Architektur Vorlesung von Roger Fienhold Sheen sprachen wir viel über die Wichtigkeit und Herausforderungen der Labels. Auch bei der Präsenzwoche in London, welche auch vom Content-Strategie Studiengang organisiert wurde, wurde das Thema ‚Labels‘ von Jeremy Keith angesprochen. Er sagte nämlich, dass bei Usability Tests 80% der Ergebnisse weisen auf ’schlechte‘ Labels hin. In anderen Wörtern bedeutet das, dass eine smarte und verständliche Bezeichnung von Labels große Auswirkung an die User Experience hat. Das wollte ich sehen. Also Header und Labels. Das hatte ich mir vorgenommen. Ob sie wirklich Quick Wins bringen können?

Umsetzung des Experiments

Im Züge der Header-Optimierung wurden diverse Seiten von angeschaut und alle Bereiche wie Header, Footer, evtl. Seitenleiste überprüft. Ich konnte feststellen, dass einige Überschriften in diesen Bereichen als Header gekennzeichnet waren. Die mussten alle rausgenommen werden. Nach dieser Optimierung wurden Header nur im Hauptcontent-Bereich nach allen Regeln, wie korrekte Hierarchie etc., verwendet. Dei Labels-Optimierung ist eine relativ simple Sache, denn es gibt normallerweise einen Sprachfile für alle Texte, die es auf der Seite gibt. Darin braucht man nur die Labels konsistent verändern und voila! Es kann definitiv zu einem Quick Win werden, denn es ist recht einfach und schnell und die Änderung beeinflusst den gesamten User Experience und kann somit viel bewirken (positiv und negativ).

Ergebnisse: was hat’s gebracht?

Am Bild unten sieht man Sitzungen-Kurve über die letzten 3 Jahre. Die Webseite hat eine klare saisonale Auslegung und schneidet im Sommer am besten. Im April 2018 wurde diese Experiment durchgeführt und das resultierte in eine sehr starke Steigerung über den gesamten Sommer 2018. Dabei im Gegensatz zu die Sommer 2017 und 2016 wurde über den Sommer 2018 gar keine Aktivität  betrieben, d.h. keine weitere Änderungen auf der Webseite und keine Aktivität in Social Media.
Seitenaufrufkurve über die letzten 3 Jahren zeigt einen starken Sprung nach der Umsetzung des Experiments
Dafür, dass diese Informations-Architektur Änderung sehr schnell und billig zum Implementieren war, sind die Ergebnisse erstaunlich. Ehrlich gesagt habe ich mit so eine starke Verbesserung in organische Suche nicht gerechnet. Daher empfehle ich diesen ‚Trick‘ gerne weiter, gerade wenn mit begrenzten Ressourcen einen kräftigen ROI erreichen will. Fragen? Hast du Fragen zu diesem Artikel oder willst nähere Infos über diesen Experiment wissen? Dann schreibe mir einen Kommentar und ich bemühe mich deine Fragen zu beantworten.

3 Gründe warum man Content Strategen niemals anstellen sollte

Diesen Artikel habe ich fast vor einem Jahr geschrieben, dennoch traute ich mich nicht den zu veröffentlichen. Aber heute bin ich mutig.

Gender-Hinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird die weibliche Sprachform verwendet. Dies ist als geschlechtsneutral zu verstehen.

Seitdem ich angefangen habe Content Strategie zu studieren, lernte ich auch vermehrt über die Herausforderungen, mit welchen Content Strateginnen in ihrem beruflichen Alltag zu tun haben. Mir ist dabei aufgefallen, dass die Content Strateginnen im angestellten Verhältnis mit einer größeren Anzahl an Herausforderungen zu kämpfen hatten. Zu üblichen Problemen kamen noch weitere interne und politische Widerstände dazu.

Warum denn sollte man Content Strategen niemals anstellen?

Weil man sie lieber outsourcen soll. Die Selbstständigkeit bzw. der Fakt, dass eine Content Strategin ein externe Dienstleisterin ist, macht einen großen Unterschied. Hier sind drei Gründe, warum Content Strategie ausgelagert gehört.

1. Erfahrungen aus anderen Unternehmen

Wer würde schon seinen Fall einer Detektivin anvertrauen, die seit Jahren an einem einzigen Fall arbeitet? Genau so ist eine Content Strategin, die seit zig Jahren ein einziges Unternehmen bedient, kein guter Profi. Sie ist womöglich betriebsblind und bildet längst ein eigener Silo im Unternehmen. Nein. Eine Content Strategin wie eine gute Detektivin braucht Tapetenwechsel, neue Fälle, neue Herausforderungen, denn nur so kann ein breites Skill- und Tool-Set eines Profis entstehen.

2. Macht an ihre Seite

Content Strategie soll Silos im Unternehmen verbinden. So die Content Strategin. Um diese Aufgabe zu erfüllen, muss ab und zu ein Macht-Wörtchen gesprochen werden. Daher ist es wichtig, dass höheres Management vom Unternehmen auf der Seite des Content Profis steht (und das macht es nur, wenn es dafür zahlt). Eine angestellte Content Strategin hat es wesentlich schwieriger sich bei den Silos und anderen wichtigen strategischen Entscheidungen im Unternehmen durchzusetzen.

3. Frischer Blick

Die Angestellten tendieren dazu sich mit dem Unternehmen bzw. einer bestimmten Abteilung zu assoziieren und deren Sichtweise unbewusst zu vertreten. Deswegen ist es wichtig, dass eine Content Strategin ein externer, unvoreingenommener Person ist, das eine neutrale aber unabhängige Position zu allen Abteilungen annimmt.

Die Content Strategie und auch das Bewusstsein für ihre Wichtigkeit wird immer spürbarer. Und früher oder später werden die meisten Unternehmen Content Strateginnen anstellen wollen. Dennoch glaube ich, dass die Content Strateginnen auch dann am meisten Wert dem Unternehmen bringen, wenn sie genug Erfahrungen in unterschiedlichen Unternehmen davor gesammelt haben.

Also outsourcen. Nicht anstellen.